Check-list pour une modification réussie des statuts de votre association

La modification des statuts d’une association est une démarche cruciale qui nécessite une préparation minutieuse. Que vous souhaitiez rendre vos statuts plus flexibles, actualiser vos objectifs ou modifier le fonctionnement de votre association, vous devez suivre un processus en trois étapes : la préparation, la consultation et la rédaction. Voici un guide de chaque étape pour mener à bien la modification des statuts de votre association.

Les statuts régissent le fonctionnement et l’organisation des associations

Comme la création d’une entreprise, la création d’une association est soumise à l’accomplissement de nombreuses formalités, telles que la rédaction des statuts. En effet, en France, les établissements régis par le droit privé doivent rédiger et déclarer leurs statuts aux autorités pour obtenir la personnalité juridique, agir en leur nom, mais aussi pour obtenir des subventions. Les associations n’échappent pas à cette règle. Pour rédiger les statuts de votre association, vous pouvez vous faire accompagner par un professionnel. Toutefois, vous pouvez aussi effectuer une recherche de modèles de statuts pour association en ligne, mais uniquement sur des sites légaux français. Après avoir rédigé les statuts de votre association au moment de sa création, vous devez les déclarer au greffe des associations de la préfecture de votre siège social avec le dossier d’immatriculation, soit sur place, soit par courrier, soit en ligne.

Les statuts indiquent les informations sur l’association telles que son nom, l’adresse de son siège social, son objet social, les noms des dirigeants... et définissent les règles de fonctionnement et d’organisation de la structure. Par exemple, la nomination des dirigeants, l’adhésion et la radiation d’un membre, etc.

Toutefois, il est conseillé de nommer les dirigeants dans le règlement intérieur pour les associations où le turnover est fréquent. En effet, la modification de ce document est plus facile que pour les statuts. C’est entre autres le cas d’une association étudiante, que ce soit dans une université, une école d’ingénieurs ou de commerce..., où les membres du bureau (des étudiants) s’en vont à la fin de leur formation.

Préparation avant la modification des statuts de l’association

Avant de lancer le processus de modification des statuts de votre association loi 1901, une phase de préparation s’impose. Celle-ci implique de définir précisément les changements nécessaires, se renseigner sur les exigences légales et engager une concertation interne.

Définir les changements nécessaires

Premièrement, faire le point sur les clauses des statuts de l’association nécessitant des modifications est crucial. Souhaitez-vous adapter les objectifs de votre association à la réalité du terrain ou aux dernières actualités sur votre objet social ? Est-il nécessaire de faire évoluer la gouvernance de l’association ou le projet associatif ? Souhaitez-vous rendre la prise de décision plus flexible ? Posez-vous ces questions pour définir précisément les changements que vous souhaitez apporter dans vos statuts.

Se renseigner sur les exigences légales

Ensuite, toutes les modifications envisagées pour votre association doivent respecter la loi. Pour cela, familiarisez-vous avec le cadre légal entourant les associations loi 1901. Consultez les textes de référence pour vous assurer que les modifications souhaitées sont conformes. Pensez notamment à vérifier le quorum nécessaire pour une modification des statuts lors d’une assemblée générale, ou encore le délai légal après le vote pour effectuer la déclaration en préfecture.

Concertation interne

Dernière démarche pour cette phase préparatoire, mais non des moindres, la concertation interne. En effet, pour modifier les statuts de votre association, vous devez impliquer tout le monde. C’est une décision qui engage l’association à long terme et nécessite un consensus. Favorisez le dialogue avec les membres de l’association, discutez des modifications envisagées, et recueillez leurs suggestions et avis pour leur montrer que leurs opinions comptent.

En résumé, avant d’entamer toute modification des statuts pour votre association, menez une réflexion en profondeur sur les changements nécessaires, vérifiez qu’ils sont en adéquation avec les exigences légales et assoyez-vous autour de la table avec les membres de l’association. Cela garantira une modification de statuts réalisée dans les meilleures conditions et l’adhésion de tous les membres de votre association à ces modifications sur la vie de la structure.

Consultation et validation des modifications des statuts de l’association

Une fois que vous avez déterminé les changements nécessaires dans vos statuts, vous devez passer à l’étape suivante : la consultation et la validation. Cette étape est essentielle pour assurer la transparence et l’inclusion de tous les membres de votre association.

En principe, les statuts définissent eux-mêmes l’organe compétent pour modifier les statuts de l’association, le quorum et la majorité. Dans le silence de ceux-ci, c’est l’assemblée générale des membres qui valident la modification.

Organisation d’une assemblée générale extraordinaire

La première chose à faire pour modifier les statuts de votre association est de convoquer une assemblée générale extraordinaire. Pourquoi extraordinaire ? Parce que la modification des statuts de votre association fait partie des événements spéciaux qui nécessitent une assemblée générale extraordinaire, selon la loi 1901. Cette rencontre permet à tous les membres de l’association de se rassembler pour discuter des changements proposés.

Dans la convocation à l’assemblée, vous devez inclure :

• Le motif de l’assemblée
• La date, l’heure et le lieu de la réunion
• Les changements proposés aux statuts

Cette démarche est réalisée par le président de l’association.

Présentation des modifications

Lors de l’assemblée générale extraordinaire, vous devez expliciter les modifications à apporter aux statuts. Il est essentiel de bien expliquer pourquoi ces modifications sont nécessaires pour améliorer la vie de la structure et comment elles vont affecter le fonctionnement de l’association. De plus, il est important de donner l’opportunité à tous les membres de s’exprimer et de participer à la discussion pour valider la modification.

Vote des changements

Le dernier point de cette étape de consultation et de validation est le vote. Pour que les modifications soient approuvées, elles doivent être acceptées par la majorité des membres présents lors de l’assemblée générale extraordinaire. Une fois le vote effectué, il est crucial de rédiger un procès-verbal de la réunion pour garder une trace des décisions prises. Ce procès-verbal doit être signé par le président de l’association et un membre du bureau ou du conseil d’administration.

Suivre ces trois sous-étapes est essentiel pour garantir un changement fluide et transparent des statuts. Cela favorise également l’adhésion de tous les membres à ces changements, garantissant ainsi la pérennité et la réussite de votre association.

Rédaction et formalités post-modification

D’autres démarches sont nécessaires après l’acceptation des modifications par la majorité des membres.

Rédaction des nouveaux statuts

Après les validations nécessaires, il est temps de se lancer dans la rédaction des nouveaux statuts de votre association. Cette tâche doit être réalisée avec une grande précision, car il faut garder en tête que ces statuts constitueront la nouvelle base juridique de l’association.

Premièrement, réunissez tous les documents et informations requis. Ceci inclut les statuts actuels, le procès-verbal de l’assemblée générale où les modifications ont été discutées et approuvées, et les détails des changements apportés.

Ensuite, procédez à la rédaction des modifications. Il convient de mettre en évidence les modifications apportées pour que chacun puisse clairement voir ce qui a changé. Il peut être utile d’inclure une version « track changes » ou un résumé des modifications afin de faciliter cette étape pour les membres de l’association.

Les statuts mis à jour devront être signés par le président de l’association ainsi qu’un membre du conseil d’administration et du bureau.

Déclaration en préfecture

Une fois les statuts modifiés, la nouvelle version doit être déclarée au greffe des associations de la préfecture du siège social de votre association dans un délai de 3 mois à partir de l’assemblée générale pour informer les tiers du changement. La déclaration peut se faire par voie postale, sur place ou en ligne.

Il est aussi indispensable de joindre à ce dépôt le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire qui a approuvé les nouvelles modifications ainsi que les statuts mis à jour. Pensez à vérifier quelles autres pièces administratives peuvent être demandées par votre préfecture. Vous recevrez un récépissé de déclaration en retour affirmant que votre modification a été acceptée et que les nouveaux statuts sont désormais en vigueur. Pour les associations en Alsace-Moselle, c’est auprès du tribunal judiciaire du ressort du siège social de l’association que la déclaration se réalise.

Notez que si votre association est immatriculée au répertoire Sirene et dispose d’un code APE, vous devez déclarer la modification à l’INSEE. De même, vous devez informer le service des impôts des entreprises de la modification de vos statuts si vous exercez des activités lucratives.

Publication au Journal Officiel des associations et fondations d’entreprises

Au-delà de la préfecture, les modifications effectuées doivent être publiées au journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE) pour certaines modifications. C’est notamment le cas pour un changement de dénomination sociale et de sigle, un changement de l’objet social et une modification de l’adresse du siège social.

La publication se fait au journal d’annonces légales pour les associations d’Alsace-Moselle et c’est le tribunal judiciaire qui effectue la démarche.

Les démarches de modifications des statuts pour une association peuvent sembler fastidieuses, mais il est indispensable pour garantir la légalité de votre association et son bon fonctionnement. N’oubliez jamais que ces démarches garantissent aussi la transparence et la confiance entre tous les adhérents de l’association.

Dans votre démarche de modification des statuts de votre association, chaque étape est cruciale : de la préparation minutieuse à la consultation des membres et, enfin, à la rédaction des nouveaux statuts. Tâchez d’approcher chaque phase avec sérieux et rigueur pour assurer le succès de vos projets associatifs.

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