Délais et procédures : comprendre la déclaration d'une association en préfecture

Créer une association loi 1901 implique de réaliser un processus qui requiert une bonne connaissance des procédures à suivre. L’une de ces étapes clés est la déclaration en préfecture, une démarche non obligatoire, sauf pour certaines associations. Ce guide fait le point sur les délais et les formalités administratives à effectuer jusqu’à l’obtention du récépissé de déclaration.

Les délais de déclaration d’une association en préfecture

Cette procédure étant facultative, aucun délai n’est imposé pour déclarer une association loi 1901 en préfecture. Toutefois, votre organisme trouve entièrement son intérêt à acquérir la personnalité morale dès sa création.

Rappel sur l’importance de déclarer son association

La déclaration officielle permet à une association de disposer de la reconnaissance juridique en tant qu’entité de droit. Cela se traduit par :

• L’autonomie de la structure vis-à-vis de ses membres et ses dirigeants : elle peut agir en son nom, indépendamment de ses fondateurs. La responsabilité de ses membres est également limitée, ce qui les libère des actes engageant l’association.
• L’autorisation d’ouvrir un compte bancaire pour garantir une gestion financière à la fois efficace et transparente.
• Le droit de bénéficier de dons, de legs et de subventions publiques.

Afin d’assurer son bon fonctionnement et de faciliter son développement, il est donc recommandé de déclarer son association, et ce, dans les plus brefs délais suivant sa création.

Le délai moyen pour déclarer une association

De la constitution du dossier jusqu’à l’obtention du récépissé, la procédure de déclaration d’une association en préfecture peut prendre entre 2 à 4 semaines. Ce délai peut légèrement diminuer en fonction du temps nécessaire à la préparation des documents. La durée de traitement par la préfecture influence aussi le délai moyen de la déclaration d’une association. Le nombre conséquent de demandes reçues au sein de certaines préfectures peut prolonger les 5 jours fixés dans les textes réglementaires, quant à la délivrance du récépissé.

Les bonnes pratiques pour optimiser le délai de déclaration en préfecture

Une préparation soignée du dossier contribue à réduire considérablement les délais liés aux démarches administratives. Avant de transmettre les documents à la préfecture, l’association doit s’assurer que les informations fournies sont claires, précises et conformes aux exigences légales. Cela permet d’éviter les retours ou demandes de rectification. Par ailleurs, les associations peuvent effectuer leur déclaration en ligne, une alternative rapide à l’acheminement postal et au traitement des dossiers physiques.

Les étapes de la procédure de déclaration d’une association en préfecture

Pour déclarer une association loi 1901, l’organisme doit transmettre un certain nombre de documents à la préfecture. Une personne mandatée ou un membre chargé de l’administration de l’association peut s’occuper de l’ensemble des démarches.

Organiser l’assemblée générale constitutive de l’association

Au moment de la création d’une association, les fondateurs et les premiers membres doivent accomplir une assemblée générale constitutive. Cette réunion a pour but de :

• Désigner les dirigeants de l’organisme et les membres du bureau
• Déterminer les règles de fonctionnement de l’association
• Fixer l’organisation interne de la structure

Une fois ces points définis au cours de l’assemblée générale, ils seront retranscrits dans un procès-verbal comportant la signature d’au moins un dirigeant ainsi que les nom et prénom des signataires.

Rédiger les statuts juridiques de l’association

Les associations sont libres de déterminer les dispositions à inclure dans ce document. Toutefois, les statuts d’une association doivent être rédigés en français par les fondateurs, c’est-à-dire par au moins deux personnes. Bien qu’aucune forme particulière ne soit imposée par la loi, certains éléments doivent figurer dans les statuts d’une association, à savoir :

• Le titre de l’association et son objet
• Sa durée de création et son siège social
• Les règles d’organisation, de fonctionnement, de détermination des pouvoirs attribués aux membres chargés de l’administrer
• Les conditions de modification des statuts
• Les modalités de dissolution de l’association

Par ailleurs, il est conseillé de ne pas mentionner, dans les statuts, des informations susceptibles de devenir rapidement obsolètes (les informations personnelles des membres, l’état civil des fondateurs, le montant des cotisations, etc.)

Remplir le formulaire de déclaration de l’association

Il s’agit du formulaire de déclaration préalable de l’association. Il doit mentionner le nom de l’association (250 caractères maximum), tel qu’il figure dans les statuts, ainsi que le sigle, s’il en existe un. Ce formulaire doit également indiquer l’objet, tel que les fondateurs souhaitent qu’il soit publié au JOAFE (Journal officiel des associations et fondations d’entreprises). À ces informations s’ajoutent aussi l’adresse du siège social et l’adresse de gestion de l’association si celles-ci sont distinctes. Enfin, la déclaration doit comporter la date de l’assemblée lors de laquelle la création de l’association a été décidée.

Élaborer les documents à joindre à la déclaration

Pour finaliser la préparation du dossier, les documents suivants sont à transmettre avec la déclaration initiale de l’association :

• Une copie du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive
• Un exemplaire des statuts de l’association, daté et signé par au moins 2 dirigeants et comportant les nom et prénom des signataires
• Une liste des dirigeants mentionnant leur nom, leur profession, leur domicile et leur nationalité
• Une liste des associations membres, en cas d’union ou de fédération d’associations
• Un mandat portant signature d’un dirigeant, si la démarche est effectuée par une personne mandatée
• Une enveloppe affranchie au tarif en vigueur (20 grammes), libellée au nom et à l’adresse de gestion, si la déclaration est effectuée par courrier

Il convient de noter qu’aucune date de naissance ne doit apparaître sur les documents joints. Cette information peut conduire au rejet de la déclaration.

Envoyer la déclaration à la préfecture

Une fois le dossier constitué, l’étape suivante est son envoi à la préfecture. La déclaration de création d’une association peut être déposée directement sur place, par courrier postal ou en ligne. Il est recommandé de garder une copie de l’ensemble des pièces envoyées.

Suivre le traitement du dossier

Après le dépôt du dossier, il est important de suivre attentivement le traitement de la demande. Si, au bout de 3 ou 4 semaines, aucune réponse n’est reçue, la personne en charge des démarches peut contacter le greffe des associations du département dans lequel se trouve le siège de l’organisme.

L’obtention du récépissé : confirmation de la réussite de votre déclaration

C’est le greffe des associations ou du tribunal qui délivre le récépissé, une fois que la demande de déclaration a été traitée. La réception de cette pièce confirme la validité des documents transmis.

L’inscription au Répertoire national des associations (RNA)

À la suite de la déclaration en préfecture, l’association reçoit un récépissé qui signifie que le dossier est complet et conforme aux exigences légales. Au moment de la déclaration de création d’une association, le greffe des associations se charge également d’inscrire la structure au RNA. Grâce à cette étape, l’association acquiert son numéro RNA qui figurera sur le récépissé de la déclaration. Chaque association déclarée officiellement doit le conserver pour pouvoir effectuer toute démarche administrative en son nom.

Le délai de réception du récépissé

Selon l’article 5, alinéa 2 de la loi du 1ᵉʳ juillet 1901, le greffe des associations ou du tribunal délivre le récépissé dans les 5 jours qui suivent la remise du dossier de déclaration de l’association. Le délai de réception de ce document varie toutefois selon le volume de travail de la préfecture. En moyenne, il peut prendre 1 à 4 semaines.

Si la procédure a été effectuée en ligne, le récépissé de déclaration est transmis via le compte Service-Public de l’association sur son espace personnel. Il est envoyé par mail dans le cas où les documents ont été déposés par mail et par courrier postal si la déclaration a été réalisée par courrier.

La publication de la création de l’association dans un journal officiel

Pour finaliser la déclaration et obtenir officiellement la capacité juridique, l’association doit procéder à la publication de sa création au journal des associations (JOAFE). Cette dernière étape est prise en charge par le greffe des associations qui transmettra la demande de publication à la Dila (Direction de l’information légale et administrative). Ensuite, celle-ci publiera un extrait de la déclaration mentionnant la date de la déclaration en préfecture, le titre de l’association, son objet et l’adresse de son siège.

Le délai de réception de l’extrait dépend de la préfecture concernée et de la période de l’année. Une fois que la Dila aura transmis la demande de publication, l’annonce sera diffusée sous 10 jours. La parution des déclarations d’associations se tient tous les mardis. Les dirigeants de l’association peuvent télécharger une copie de l’annonce publiée au JOAFE en guise de justificatif de publication. Ce document doit être conservé durant toute la vie de l’association.

Plus de conseils à découvrir :

• Les conséquences d'une non-déclaration d'une association en préfecture
• Erreurs courantes lors de la déclaration d'une association en préfecture et comment les éviter
• À quoi sert la déclaration en préfecture pour une association loi 1901 ?
• Comment modifier une déclaration d'association en préfecture ?
• Comment faire une déclaration d'association en préfecture en ligne ?